Si configura Outlook para buscar y administrar su correo electrónico para varias cuentas y también habilita las alertas de escritorio para nuevos correos electrónicos, siempre recibirá notificaciones cuando lleguen nuevos correos electrónicos, y no importará si los nuevos correos electrónicos son mensajes importantes o no. Por lo tanto, si opera una cuenta de correo electrónico privada y comercial en Outlook, por ejemplo, tiene sentido que priorice los mensajes de una cuenta sobre los de la otra.
En esta guía, pretendemos mostrarle cómo limitar las notificaciones de Outlook a solo correos electrónicos importantes en Windows 10. Por ejemplo, si usa su correo electrónico privado para recibir anuncios y boletines, puede indicarle a Outlook que deje de mostrar alertas de escritorio para esta cuenta. porque las notificaciones simplemente no son tan importantes.
Cómo administrar las alertas de Outlook en una computadora de escritorio
Para ser justos, un flujo constante de notificaciones por correo electrónico puede interrumpir el hilo de pensamiento de cualquier persona. Si no desea desactivar las notificaciones para todos los correos electrónicos nuevos en Outlook, especialmente si necesita seguir viendo mensajes importantes de trabajo / negocios tan pronto como lleguen, puede configurar Outlook para que le notifique solo sobre correos electrónicos importantes.
Para casi todas las situaciones, existen procedimientos útiles que puede aprovechar para obligar a Outlook a comportarse de manera adecuada (de la manera que usted desea).
Cómo deshabilitar las alertas de correo nuevo:
Si está cansado de ver mensajes nuevos y no desea recibir notificaciones, puede desactivar las alertas de correo nuevo. Sin embargo, la mudanza aquí es extrema y no la recomendamos.
- Estas son las instrucciones que debe seguir para desactivar las alertas de correo nuevo:
- Primero, debe abrir o ejecutar la aplicación Outlook en su computadora.
- Suponiendo que la ventana de Outlook esté ahora en la pantalla de su PC, debe hacer clic en el menú Archivo.
- De la lista presentada, haga clic en Opciones.
- En la pantalla de Opciones, debe verificar la lista en el panel izquierdo y luego hacer clic en Correo.
Ahora será dirigido a la pestaña Correo.
- Ahora, debe ubicar la sección Llegada del mensaje (desplácese hacia abajo si es necesario).
- Una vez que vea el parámetro Mostrar una alerta de escritorio, debe hacer clic en su casilla de verificación para desactivarlo.
- Ahora, debe hacer clic en el botón Aceptar para confirmar las cosas y volver a la pantalla principal de Outlook.
Si hizo todo correctamente, Outlook tomará nota de la nueva configuración y dejará de alertarle sobre nuevos correos electrónicos.
- Cómo deshabilitar las alertas para una cuenta de correo electrónico específica; cómo habilitar alertas para todas las cuentas de correo electrónico menos una:
Si desea que Outlook deje de alertarle sobre nuevos correos electrónicos en una cuenta de correo electrónico específica (por ejemplo, su correo electrónico privado), entonces el procedimiento aquí es para usted.
Siga estas instrucciones para configurar Outlook para que deje de mostrar notificaciones para una cuenta de correo electrónico específica (mientras permite notificaciones para otras cuentas):
- Primero, debe ejecutar o abrir la aplicación Outlook en su PC.
- Una vez que aparezca la ventana de Outlook en su pantalla, debe mirar su esquina superior izquierda y luego hacer clic en Archivo.
- De la lista que aparece, debe hacer clic en Administrar reglas y alertas.
- Ahora, debe hacer clic en Nuevas reglas.
Outlook abrirá la ventana del Asistente para reglas.
- Aquí, debe hacer clic en Aplicar regla en los mensajes que recibí (una de las plantillas).
- Ahora, debes pasar a Condición. Haga clic en Siguiente.
Outlook mostrará otro mensaje ahora.
- Haga clic en el botón Sí nuevamente para continuar con la tarea.
- Ahora, en la lista de Acciones, debe hacer clic en Mostrar una alerta de escritorio.
- Haga clic en Siguiente.
- Ahora, debe seleccionar o especificar la excepción. Elija Excepto a través de la cuenta especificada.
- Aquí, debe marcar la parte inferior de la casilla y hacer clic en el enlace Especificado allí.
- Y finalmente, debes hacer clic en Finalizar para afirmar cosas y activar la nueva regla que acabas de crear.
- Cómo habilitar alertas solo para determinadas cuentas de correo electrónico:
Si desea que Outlook envíe notificaciones para ciertas cuentas de correo electrónico, las que considere más importantes, puede configurar el cliente de correo electrónico para que haga precisamente eso. Si desea ver notificaciones solo para dos o más cuentas, este procedimiento es para usted.
Siga estos pasos para indicarle a Outlook que solo muestre notificaciones para cuentas específicas:
- Primero, debe ejecutar o iniciar la aplicación Outlook en su computadora.
- Una vez que aparece la ventana del programa Outlook, debe verificar su esquina superior izquierda y luego hacer clic en Archivo.
- Ahora, en el menú que aparece, debes hacer clic en Nuevas reglas.
Outlook abrirá la ventana del Asistente para reglas.
- Haga clic en la plantilla Aplicar regla en los mensajes que reciba para continuar.
- Ahora, suponiendo que se encuentre en la sección Condición, debe seleccionar el parámetro A través de la cuenta especificada.
- Aquí, en la parte inferior del cuadro, debe hacer clic en el enlace Especificado.
- Ahora, debe seleccionar las cuentas para las que desea ver alertas.
- Haga clic en Siguiente.
- Ahora, debe elegir la acción Mostrar una alerta de escritorio.
- Y finalmente, para afirmar cosas y habilitar la regla que creaste, debes hacer clic en Finalizar.
Si hizo todo correctamente, solo recibirá alertas para las cuentas de correo electrónico que especificó (y nada más).
- Cómo recibir notificaciones de Outlook solo para correos electrónicos importantes; cómo recibir alertas por correo electrónico cuando un remitente específico está involucrado:
Aquí, tenemos la intención de mostrarle cómo puede marcar un correo electrónico de un remitente específico como importante y configurar Outlook para que solo muestre alertas para los mensajes de este remitente. La configuración propuesta es útil si no desea preocuparse por los correos electrónicos de otros remitentes o buzones de correo.
Siga estas instrucciones para obligar a Outlook a que solo le avise cuando un mensaje provenga de un remitente específico:
- Primero, debe iniciar o abrir la aplicación Outlook en su computadora.
- Una vez que aparezca la ventana de Outlook, debe navegar hasta su esquina superior izquierda y luego hacer clic en Archivo.
- Desde el menú cercano a la esquina izquierda de la ventana, debe hacer clic en Opciones.
- Suponiendo que ahora se encuentra en la pantalla Opciones de Outlook, debe verificar la lista cercana al panel izquierdo y luego hacer clic en Correo.
- Ahora, debe ubicar la sección Llegada del mensaje. Allí, debe deseleccionar todos los parámetros (haga clic en sus casillas de verificación, si es necesario).
- Haga clic en el botón Aceptar (cerca de la parte inferior de la ventana).
Ahora, debe continuar para crear una regla para los correos electrónicos importantes de un remitente específico. Continúe con estas instrucciones:
- Suponiendo que se encuentra en la ventana de la aplicación Outlook, debe hacer clic en Reglas (cerca de la parte superior de la pantalla).
- De la lista que aparece, debe hacer clic en Administrar reglas y alertas.
Outlook mostrará el cuadro de diálogo o ventana Reglas y alertas ahora.
- Suponiendo que se encuentra en la pestaña Reglas de correo electrónico (por defecto), debe hacer clic en el botón Nueva regla.
Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para reglas.
- Haga clic en la casilla Reproducir un sonido cuando reciba mensajes de alguien, si desea esta función. Elija un cuadro de plantilla.
- Ahora, debe hacer clic en el enlace 'personas o grupo público'. Aquí, debe seleccionar el remitente cuyos correos electrónicos desea marcar como importantes.
- Haga clic en 'reproducir un sonido'. Aquí, debe seleccionar el sonido que prefiere o necesita.
- Y finalmente, debes hacer clic en el botón Finalizar.
Si regresa al cuadro de diálogo o ventana Reglas y alertas, debe hacer clic en el botón Aceptar allí (para guardar la regla que acaba de crear).
Ahora, si siguió los pasos anteriores correctamente, solo recibirá alertas de mensajes del remitente marcado y se reproducirá el sonido especificado.
- Cómo recibir notificaciones solo para mensajes importantes; cómo recibir alertas por correo electrónico solo cuando se trata de un tema específico:
Si desea que Outlook muestre notificaciones de correos electrónicos importantes basados en un tema específico, puede configurar el cliente de correo electrónico para que haga precisamente eso. Aquí, pretendemos mostrarle cómo marcar ciertos correos electrónicos como importantes en función de un tema conocido y también obligar a Outlook a tomar nota de las cosas.
Siga estas instrucciones para obligar a Outlook a mostrar alertas para nuevos correos electrónicos basados en un tema específico:
- Primero, debe iniciar o ejecutar la aplicación Outlook en su computadora.
- Una vez que aparezca la ventana de Outlook, debe mirar su esquina superior izquierda y luego hacer clic en Archivo.
- Verifique el menú cerca de la esquina izquierda de la ventana y luego haga clic en Opciones.
- Una vez que aparezca la pantalla Opciones de Outlook, debe verificar la lista cercana al panel izquierdo y luego hacer clic en Correo.
- Ahora, debe encontrar la sección Llegada del mensaje. Allí, debe anular la selección de todos los parámetros (haga clic en sus casillas de verificación, si necesita eliminar las marcas).
- Haga clic en el botón Aceptar (en la parte inferior de la ventana).
En este punto, debe continuar para crear una nueva regla que defina ciertos correos electrónicos, basados en un asunto, como mensajes importantes para los cuales se deben mostrar notificaciones. Continúe con estos pasos:
- Aquí, asumiendo que regresa a la pantalla principal de Outlook, debe hacer clic en Reglas (una opción cerca de la parte superior de la pantalla).
- De la lista que aparece, debe hacer clic en Administrar reglas y alertas.
Aparecerá el cuadro de diálogo o ventana Reglas y alertas.
- En la pestaña Reglas de correo electrónico, debe hacer clic en el botón Nueva regla.
Outlook mostrará el cuadro de diálogo o la ventana del Asistente para reglas ahora.
- En Comenzar desde una regla en blanco, debe hacer clic en Aplicar regla en los mensajes que recibo.
- Ahora, debe hacer clic en el botón Siguiente.
- Suponiendo que ahora se encuentra en el segundo cuadro de diálogo o ventana del Asistente de reglas, debe hacer esto:
- Haga clic en la casilla de Con palabras específicas en el tema (para seleccionar este parámetro).
- Haga clic en el cuadro de Palabras específicas (para seleccionar este parámetro).
- Ahora, debe completar el cuadro de diálogo Buscar texto con palabras o frases específicas para el asunto del correo electrónico.
- Haga clic en el botón Agregar y luego haga clic en el botón Aceptar para confirmar las cosas.
- Haga clic en el botón Siguiente.
Aquí, asumiendo que se encuentra en el tercer cuadro de diálogo o ventana del Asistente de reglas, debe hacer clic en el cuadro para Reproducir un sonido (para seleccionar este parámetro).
- En el Paso 2, debe hacer clic en el enlace de sonido.
- Y finalmente, debe hacer clic en el botón Finalizar para redondear las cosas y guardar su trabajo.
Si vuelve al cuadro de diálogo o ventana Reglas y alertas, debe hacer clic en el botón Aceptar.
Bueno, si realizó las tareas anteriores correctamente, Outlook solo mostrará alertas y reproducirá sonidos para nuevos correos electrónicos que contengan las palabras o frases especificadas en sus asuntos.
- Cómo editar reglas en Outlook:
Es posible que haya notado que en las operaciones anteriores, usamos la función Reglas en Outlook para configurar el cliente de correo para que se comporte de cierta manera. A través de las reglas, puede indicarle a Outlook que solo le avise sobre ciertos correos para una cuenta de correo electrónico específica, que muestre notificaciones para ciertos tipos de mensajes, etc.
Aquí, pretendemos mostrarle cómo modificar reglas, eliminarlas o incluso desactivarlas temporalmente.
Por ejemplo, si desea forzar a Outlook a que muestre el cuadro de diálogo Nuevas alertas de correo en lugar del cuadro de diálogo Alerta de escritorio, debe hacer lo siguiente:
- Primero, debe iniciar o ejecutar Outlook en su computadora.
- Una vez que aparezca la ventana de Outlook, debe ir a la parte superior de la ventana y luego hacer clic en Inicio (una de las pestañas).
- Alrededor de la sección Mover, debe verificar y hacer clic en Reglas.
- En la lista que aparece, debe seleccionar Administrar reglas y alertas.
Outlook mostrará el cuadro de diálogo Reglas y alertas ahora.
- Suponiendo que se encuentra en la pestaña Reglas de correo electrónico, debe hacer clic en Cambiar regla (para ver la lista de opciones disponibles).
- Haga clic en Editar configuración de reglas.
En este punto, la primera pantalla del cuadro de diálogo Asistente de reglas mostrará la lista de condiciones que se pueden utilizar para definir una regla para los mensajes de correo electrónico entrantes. En procedimientos anteriores, le indicamos que hiciera ciertas selecciones. Si desea realizar cambios en las condiciones de la regla en la que está trabajando ahora, debe hacerlo ahora. De lo contrario, si no tiene la intención de realizar cambios, debe hacer clic en Siguiente.
Del mismo modo, puede realizar cambios en la pantalla que enumera las condiciones que se pueden utilizar para definir reglas para los mensajes entrantes. Por ejemplo, debe hacer clic en Mostrar una alerta de escritorio para seleccionar la casilla de este parámetro y luego hacer clic en Siguiente para continuar.
Si desea que Outlook muestre las alertas que tienen más probabilidades de llamar su atención, debe desplazarse hacia abajo por la lista de acciones y luego hacer clic en el cuadro para Mostrar un mensaje específico en la ventana Alerta de nuevo elemento (para seleccionar este parámetro) .
Y si desea personalizar el mensaje que aparece debajo del cuadro de diálogo o ventana de Alertas de correo nuevo, debe hacer clic en el enlace de un mensaje específico, que generalmente se encuentra debajo del cuadro del Paso 2. Se abrirá el cuadro de diálogo o ventana de Mensaje de alerta arriba ahora. Ahora, debe completar el cuadro de texto debajo de Especificar un mensaje de alerta y luego hacer clic en el botón Aceptar para guardar su trabajo.
Si desea introducir nuevas excepciones o eliminar las ya existentes, debe hacer clic en Siguiente. De esta manera, puede acceder a la lista de excepciones y realizar los cambios que necesita.
Por ejemplo, si desea cambiar el nombre de una regla o alterar otras opciones que aparecen en la última pantalla del diálogo del Asistente de reglas, entonces debe hacer clic en Siguiente (una vez más en la pantalla Excepciones). Si ese es el único cambio que pretende realizar, ahora puede hacer clic en el botón Finalizar (en la pantalla Acciones) para confirmar y guardar los cambios que realizó.
Al final de la tarea, el cuadro de diálogo Asistente para reglas se cerrará automáticamente. Es probable que vuelva al cuadro de diálogo Reglas y alertas. Allí, puede hacer clic en Aceptar para cerrar la ventana. Si desea ejecutar la regla en la que acaba de trabajar de inmediato, debe hacer clic en Ejecutar reglas ahora (la opción en la parte superior de la pestaña Reglas de correo electrónico).
Aquí, asumiendo que se encuentra en el cuadro de diálogo Ejecutar reglas ahora, puede hacer clic en el parámetro Seleccionar reglas (para seleccionarlo), hacer clic en la casilla de verificación de la regla que desea ejecutar en este momento y luego hacer clic en Ejecutar ahora. Ahora se supone que la aplicación de Outlook funciona para ejecutar la regla.
Sin embargo, el cuadro de diálogo o ventana Ejecutar reglas ahora no desaparecerá automáticamente. Deberá hacer clic en Cerrar para descartarlo. Del mismo modo, debe hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo o ventana Reglas y alertas. También es poco probable que este último desaparezca automáticamente.
Bueno, si hizo todo correctamente, el cuadro de diálogo o ventana de alertas de correo nuevo ahora comenzará a mostrar su mensaje personalizado en la parte superior.
PROPINA:
Dado que vino aquí para aprender cómo aplicar un control estricto sobre las alertas de nuevos correos electrónicos en Outlook, lo que significa que no desea que las notificaciones no esenciales lo distraigan, podemos asumir con seguridad que la productividad es una prioridad en su lista de prioridades. Por esta razón, le recomendamos que obtenga Auslogics BoostSpeed.
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